Der ultimative Leitfaden zur Recruiting Automation

Recruiting Automation hat sich als wichtiger technologischer Trend in der Branche etabliert, um Recruitingprozesse zu straffen und die Effizienz in diesem zunehmend kompetitiven Arbeitsmarkt zu verbessern. Der Aufstieg von KI-Recruiting-Tools beschleunigt diese Entwicklung noch weiter.

Dieser ultimative Leitfaden wird die Vor- und Nachteile der Recruiting Automation untersuchen und zeigen, wie Sie sie in Ihrem Recruitingprozess implementieren können.

Was ist Recruiting Automation?

Recruiting Automation ist der Prozess, Technologie zu nutzen, um den Recruitingprozess in jeder Phase zu optimieren. Ziel ist es, manuelle und repetitive Aufgaben zu eliminieren, die für Recruiter zeitaufwändig sein können, wie:

• Kandidatensuche
• Lebenslauf-Screening
• Kommunikation
• Interview-Terminierung
• Durchführung von Assessments
• Feedback senden
• Und vieles mehr

Durch die Delegation dieser Aufgaben an Automation können sich Recruiter dann auf das Engagement und den Abschluss mit Kandidaten konzentrieren.

Warum sollten Sie Ihren Recruitingprozess automatisieren?

Die treibenden Faktoren der Recruiting Automation

• Zunehmender Wettbewerb um High-Level-Profile

Das Finden erstklassiger Talente ist zu einer zunehmend entmutigenden Aufgabe geworden. Mit der wachsenden Kompetenzlücke und verschiedenen Branchen, die nach ähnlichen Rollen jagen, haben Recruiter Schwierigkeiten, die richtigen Kandidaten zu finden.

• Talentmangel in HR-Abteilungen

Die hochkompetitive Situation zusammen mit anderen Faktoren hat dazu geführt, dass sich Recruiter überfordert und unzufrieden fühlen, was zu einer hohen Fluktuationsrate in der HR-Branche beiträgt. Dieser Mangel an Recruiting-Talenten verschärft das Problem nur noch und macht es für Organisationen noch schwieriger, Top-Talente anzuziehen und zu halten.

• Mangel an datengesteuerten Entscheidungen

Recruiter stehen vor der entmutigenden Herausforderung, die überwältigende Menge an verfügbaren Kandidatendaten zu verwalten. Der Zustrom von Informationen aus verschiedenen Quellen übersteigt ihre Verarbeitungsfähigkeit und lässt ihnen unzureichend Zeit, um Kandidaten zu suchen, zu bewerten und zu screenen.

• Zeitaufwändige administrative Aufgaben

Recruiter verbringen möglicherweise erhebliche Zeit mit administrativen Aufgaben wie der Terminierung von Interviews, dem Versenden von Follow-up-E-Mails und dem Sammeln von Kandidateninformationen. Recruiting Automation kann helfen, diese Aufgaben zu automatisieren und Zeit für strategischere Aufgaben freizusetzen.

• Ineffiziente Kandidatenkommunikation

Kandidaten während des gesamten Recruitingprozesses engagiert zu halten, kann herausfordernd sein, besonders wenn Recruiter eine hohe Anzahl von Kandidaten verwalten müssen. Recruiting Automation kann helfen, das Kandidaten-Engagement aufrechtzuerhalten, indem sie Echtzeit-Feedback und Updates bereitstellt.

• Begrenzte Kandidatenreichweite

Traditionelle Recruitingmethoden erreichen möglicherweise nicht immer eine breite Palette von Kandidaten. Recruiting Automation kann helfen, die Reichweite der Recruiting-Bemühungen durch soziale Medien und andere digitale Kanäle zu erweitern.

Die Vorteile von Recruiting Automation

• Erhöhte Produktivität

Recruiting Automation kann Ihnen helfen, Zeit zu sparen, indem sie Aufgaben wie Lebenslauf-Screening und Interview-Terminierung automatisiert. Dies kann Zeit für Recruiter freisetzen, um sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren, wie Sourcing und den Aufbau von Beziehungen mit Kandidaten.

• Reduzierte Time-to-Hire

Da Sie Stunden an Arbeit sparen und Effizienz beim Sourcing, der Ansprache und dem Screening von Kandidaten gewinnen, werden Sie unweigerlich den Moment beschleunigen, in dem Sie das richtige Talent für Ihre Stellenausschreibungen einstellen.

• Verbesserte Kandidaten- und Einstellungsqualität

Die Nutzung von Recruiting Automation in Ihrer Sourcing-Phase stellt sicher, dass Sie die qualifiziertesten Profile für die Position identifizieren und ansprechen. Als Ergebnis erhalten Sie eine bessere Einstellungsqualität und verbessern die globalen Leistungen der Organisation.

• Mehr Diversität

Wir alle haben kognitive Verzerrungen, die zu unbewusster Diskriminierung während eines manuellen Einstellungsprozesses führen.

“50% der Recruiter denken, dass ihre Unternehmen mehr tun könnten, um sicherzustellen, dass ihr Einstellungsprozess fair und unvoreingenommen ist”, laut einer 2019er Entelo-Studie zur Recruiting Automation.

Maschinen werden weniger wahrscheinlich von solchen Phänomenen beeinflusst, da sie sich auf relevante Daten wie Erfahrungen, Ausbildung und Fähigkeiten konzentrieren, ohne Ethnizität, Geschlecht, Alter oder andere irrelevante Daten zu berücksichtigen.

Dies ermöglicht es vielen Recruitern, Kandidaten mit mehr Fairness zu suchen, anzusprechen und einzustellen und Teams mit immer diversifizierteren Hintergründen aufzubauen.

• Verbesserte Kandidatenerfahrung

Die Verwendung von Recruiting Automation kann eine positivere Kandidatenerfahrung schaffen, indem sie Echtzeit-Feedback und Updates bereitstellt und den Bewerbungsprozess optimiert. Darüber hinaus ermöglicht das Sparen von Zeit bei repetitiven Aufgaben Recruitern, mehr Zeit für den Aufbau von Verbindungen mit potenziellen Kandidaten aufzuwenden.

• Kosteneffektiv

Anstatt mit kostspieligen Recruiting-Agenturen auszulagern oder lange Tage mit manuellen und repetitiven Aufgaben zu verbringen, wird Recruiting Automation enorm viel Zeit pro Woche sparen und Ihre Einstellungsleistungen verbessern. Als Ergebnis kann es Geld sparen und die Gesamtkosten pro Einstellung reduzieren.

• Verbesserte Datensammlung und -analyse

Die Automatisierung von Recruitment-Phasen hilft Recruitern, Informationen während des Einstellungsprozesses zu sammeln und zu analysieren und datengesteuerte Entscheidungen zu treffen. Dies kann Einblicke in die Effektivität verschiedener Sourcing-Kanäle, Recruiting-Strategien und Kandidaten-Engagement bieten.

• Skalierbarkeit

Recruiting Automation kann Recruitern helfen, eine hohe Anzahl von Kandidaten effektiver zu verwalten. Dies kann Recruitern helfen, ihre Recruiting-Bemühungen zu skalieren und größere Kandidaten-Pools zu handhaben, ohne die Qualität des Einstellungsprozesses zu opfern.

Die Missverständnisse über die Automatisierung des Recruitings

Während Recruiting Automation viele Vorteile bieten kann, gibt es auch einige Missverständnisse, die zu Fehlinterpretationen über die Technologie führen können. Hier sind einige häufige über die Automatisierung des Recruitings:

• Sie ersetzt menschliche Recruiter

Wie bei Marketing- und Sales-Automation ist Recruiting Automation darauf ausgelegt, Recruiter zu unterstützen, nicht zu ersetzen. Während sie helfen kann, bestimmte Aufgaben zu straffen, spielen Recruiter immer noch eine entscheidende Rolle beim Aufbau von Beziehungen mit Kandidaten und bei Einstellungsentscheidungen.

• Sie eliminiert Voreingenommenheit

Während Automation hilft, Voreingenommenheit durch die Standardisierung des Screening-Prozesses zu reduzieren, ist sie keine vollständige Lösung. Voreingenommenheit kann immer noch in anderen Phasen des Recruitingprozesses eingeführt werden, wie während der Interview-Phase.

• Sie ist eine Einheitslösung

In der Realität haben verschiedene Organisationen unterschiedliche Recruiting-Bedürfnisse und erfordern möglicherweise maßgeschneiderte Lösungen, die auf ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten sind.

• Sie ist teuer

Während es möglicherweise Vorabkosten gibt, die mit der Implementierung von Automation verbunden sind, wie dem Kauf von Software und der Schulung von Mitarbeitern, können die langfristigen Vorteile die Kosten überwiegen.

• Sie reduziert die Einstellungsqualität

Während es wichtig ist, ein Gleichgewicht zwischen Automation und menschlicher Beteiligung aufrechtzuerhalten, kann Recruiting Automation tatsächlich helfen, die Einstellungsqualität zu verbessern, indem sie den Screening-Prozess standardisiert und datengesteuerte Erkenntnisse bietet.

9 Wege, Ihren Recruitingprozess zu automatisieren

1/ Für Stellenausschreibungen

Viele Applicant Tracking Systems (ATS) bieten automatisierte Stellenausschreibungsfunktionen. Es ermöglicht Ihnen, Ihre Stellenanzeige einmal zu schreiben, um sie mit einem einzigen Klick über mehrere Jobbörsen zu veröffentlichen, anstatt sie manuell selbst zu kopieren und einzufügen.

Zu den beliebtesten ATS gehören GreenHouse, Workable oder Lever.

2/ Für Kandidatensuche

Kandidatensuche-Automatisierungstools helfen Ihnen, proaktiv potenzielle Kandidaten zu identifizieren, die zu Ihrer Kandidaten-Persona passen. Diese Tools ermöglichen es Ihnen, Kandidaten basierend auf Kriterien wie Jobtitel, Standort, Branche, Fähigkeiten usw. zu filtern.

LinkedIn Recruiter kombiniert mit Leonar bilden ein großartiges Duo, um die vielversprechendsten Talente dank ihrer Filterkomplementarität und KI-Features zu finden und auszuwählen. Für einen breiteren Blick auf plattformspezifische Optionen schauen Sie sich unseren Leitfaden zu LinkedIn Recruiter Automation Tools an.

3/ Für Vorscreening

Wenn sich Jobsuchende auf Ihre Stellenausschreibungen bewerben, können Sie ihnen eine Umfrage mit qualifizierenden Fragen geben. Der Zweck von Vorscreening-Qualifizierungsfragen ist es, zu bewerten, ob ein Kandidat die grundlegenden Qualifikationen für den Job erfüllt, wie relevante Erfahrung, Ausbildung und Fähigkeiten. Indem Sie diese Fragen im Voraus stellen, können Sie Zeit und Ressourcen sparen, indem Sie sich auf die vielversprechendsten Kandidaten konzentrieren und diejenigen vermeiden, die die Mindestanforderungen nicht erfüllen.

Zum Beispiel können Sie fragen: “Haben Sie in einer ähnlichen Branche oder mit ähnlichen Kunden gearbeitet?”, “Haben Sie einen Führerschein?” oder “Sprechen Sie fließend Spanisch?”.

Sie können diese Fragen automatisch direkt auf den Jobbörsen oder von Ihrem ATS aus einstellen, das sie automatisch in Ihre Stellenausschreibungen integriert.

4/ Für Lebenslauf-Screening

Mit einem Applicant Tracking System können Sie auch Lebensläufe und Bewerbungen, die Sie erhalten, scannen und parsen. Es sucht nach Keywords, Fähigkeiten und Erfahrungen, die den Anforderungen des Jobs entsprechen. ATS kann auch so programmiert werden, dass es unqualifizierte Kandidaten basierend auf spezifischen Kriterien wie Bildungsniveau oder Jahren der Erfahrung ausfiltert.

Sie können auch Machine Learning-Technologie verwenden, um vergangene Einstellungsdaten zu analysieren, um Muster zu identifizieren und vorherzusagen, welche Kandidaten am ehesten in einer bestimmten Rolle erfolgreich sein werden. Tools wie ChatGPT gestalten diesen Schritt ebenfalls neu. Lernen Sie, wie man ChatGPT für Recruiting verwendet, um Ihren Screening-Workflow zu erweitern. Dies kann helfen, den Screening-Prozess zu automatisieren, indem eine gerankte Liste qualifizierter Kandidaten basierend auf ihren Qualifikationen und vergangenen Leistungen bereitgestellt wird.

5/ Für Multi-Channel-Kommunikation

Ob Sie Kandidaten zum ersten Mal kontaktieren, Follow-ups senden oder Kandidaten aus dem Prozess ablehnen, das Kopieren und Einfügen derselben Nachricht an Hunderte von Talenten ist zeitaufwändig. Daher sollten Sie besser ein Multi-Channel-Kommunikations-Automatisierungstool wie Leonar verwenden.

Mit einem Multi-Channel-Kommunikations-Automatisierungstool wie Leonar CRM schreiben Sie Ihre Nachrichten und Follow-up-Vorlagen einmal, starten die Outreach-Kampagne und arbeiten an etwas anderem, während die Software läuft.

6/ Für Interview-Terminierung

Sie können Scheduling-Software, ATS oder sogar Chatbots verwenden, um die Interview-Terminierung zu automatisieren und Zeit bei endlosen Hin- und Her-Nachrichten zu sparen, um eine gemeinsame Verfügbarkeitszeit zu finden. Sie senden auch automatische Erinnerungen sowohl an den Interviewer als auch an den Kandidaten, um sicherzustellen, dass sie den Termin nicht vergessen.

Zusammen mit einem Kommunikations-Automatisierungstool können Sie den Link zu Ihrem Kalender in Ihre automatisierten Nachrichten einbinden, damit sie das Interview buchen können, und alles, was Sie tun müssen, ist die Interviews durchzuführen.

Wenn Ihr ATS diese Funktion nicht hat, sind Doodle oder Calendly ausgezeichnete Scheduling-Software mit einem Freemium-Angebot.

7/ Für One-Way-Video-Interviews

Auch asynchrone Interviews genannt, sind One-Way-Video-Interviews eine Art Jobinterview, das aus der Ferne mit Videokonferenz-Software durchgeführt werden kann. In einem One-Way-Video-Interview zeichnet der Kandidat seine Antworten auf eine Reihe vorbestimmter Fragen auf und reicht die Videoaufzeichnung beim Recruiter oder Hiring Manager zur Überprüfung ein.

One-Way-Video-Interviews können eine effiziente und kostengünstige Möglichkeit sein, Kandidaten zu screenen, besonders für Unternehmen mit großen Bewerberzahlen oder geografisch verteilten Teams.

8/ Für Kandidatenbewertung

Die Automatisierung der Kandidatenbewertung kann Recruitern und Hiring Managern helfen, Zeit und Ressourcen zu sparen, indem der Bewertungsprozess automatisiert wird und objektive Einblicke in die Kandidatenleistung bereitgestellt werden.

Verwenden Sie Assessment-Software, um Kandidatenbewertungsaufgaben wie Persönlichkeitstests, kognitive Fähigkeitstests oder Fähigkeitsbewertungen zu automatisieren. Die Software wird Ihnen einen detaillierten Bewertungsbericht zur Verfügung stellen, den Sie verwenden können, um die Eignung der Kandidaten für die Rolle zu bewerten.

Es kann verschiedene Formen annehmen, wie eine Online-Fähigkeitsbewertung, Online-Spiele, Persönlichkeitstests oder kognitive Fähigkeitstests.

9/ Für Reporting

Im Fall von Reporting können Sie den Prozess des Sammelns, Analysierens und Berichtens von Recruiting-Metriken und -Daten automatisieren. Recruiting Reporting Automation kann Hiring Managern und Ihnen helfen, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen, Verbesserungsbereiche zu identifizieren und den Erfolg von Recruiting-Initiativen zu verfolgen.

Jede Recruiting-Software hat ihre eigenen Reporting-Features. Einige, wie ATS und Business Intelligence-Software, ermöglichen es Ihnen, alle Ihre Recruiting-Metriken und Analysen in einem einzigen, zentralisierten Dashboard zu zentralisieren.

Wie kann Leonar CRM Ihren Recruitingprozess automatisieren?

Da die Talentkriege sich intensivieren, könnte die Fähigkeit, Technologie effektiv zu nutzen, der Schlüssel zum Erfolg für Organisationen sein, die die besten verfügbaren Talente sichern möchten.

Aus diesem Grund kann Leonar als Candidate Relationship Management (CRM)-Software mehrere Aufgaben im Recruitingprozess automatisieren, um Ihnen beim Aufbau und der Pflege von Beziehungen mit Top-Talenten zu helfen.

Hier sind einige Beispiele, was Sie damit automatisieren können:

1. Kandidatensuche: Leonar bietet Ihnen einzigartige Filter und Scoring-Systeme, um schnell die besten potenziellen Kandidaten auszuwählen, mit denen Sie sich engagieren können. Entdecken Sie Leonar’s KI-Matching, um zu sehen, wie es Top-Profile automatisch identifiziert.
2. Kandidaten-Engagement: Sie können Multi-Channel-Sequenzen mit personalisierten Nachrichten automatisieren, Follow-ups über LinkedIn-Nachrichten, InMails und E-Mails. Sie können auch wählen, eine Nachricht manuell zu validieren, bevor Sie sie senden.
3. Kommunikationsmanagement: Anstatt Ihre eingehenden Nachrichten von Kandidaten über mehrere Postfächer zu prüfen, zentralisieren wir automatisch alle Ihre Kommunikationskanäle an einem Ort.
4. Pipeline-Management: Leonar kann automatisch Kandidaten-Pipelines verwalten, indem der Kandidatenfortschritt verfolgt wird.
5. Talent-Pool-Management: Sie können das Talent-Pool-Management automatisieren, indem Sie Kandidaten im CRM-System einfach hinzufügen, entfernen und kategorisieren für zukünftige Einstellungsbedürfnisse.
6. Reporting: Sie erhalten ein vollständiges Dashboard Ihrer Multichannel-Outbound-Recruiting-Leistungen pro Recruiter und pro Kampagne. Sie können auch wöchentliche Leistungsziele setzen und Ihren Fortschritt sehen.

Recruiting Automation wird Recruiter nicht ersetzen, ganz im Gegenteil.

Aber durch die Automatisierung dieser Aufgaben kann sie Ihnen helfen, Ihren Recruitingprozess zu verbessern, sich auf den Aufbau stärkerer Beziehungen mit Kandidaten zu konzentrieren und letztendlich bessere Einstellungsentscheidungen zu treffen.