Le logiciel CVthèque des cabinets de recrutement

Le guide de la CVthèque

La bonne candidate était déjà dans vos CV

Une mission de contrôleur de gestion s'ouvre à Lyon. Vous vous souvenez d'une finaliste rencontrée il y a dix-huit mois, très bonne, écartée de justesse. Son CV est quelque part : dans la boîte mail d'une consultante partie depuis, dans un dossier partagé nommé « CV 2024 », ou dans un tableur que plus personne ne met à jour.

C'est le problème d'une CVthèque éclatée. Le cabinet paie pour sourcer des profils qu'il connaît déjà.

Qu'est-ce qu'une CVthèque ?

Une CVthèque est la base de données candidats d'un cabinet ou d'une entreprise : tous les candidats rencontrés, sourcés ou qui ont postulé, avec leur CV et ce qu'on sait d'eux. Un logiciel de CVthèque y ajoute la recherche par critères, l'organisation en viviers et le réglage de la conservation des données. Dans un cabinet, elle sert à placer plus vite, en réutilisant les candidats déjà connus.

Ce que fait le logiciel CVthèque de Leonar

Importer vos CV sans ressaisie

Déposez jusqu'à 20 CV à la fois, au format PDF, DOC ou DOCX. Leonar lit chaque CV et remplit la fiche du candidat (poste, entreprise, compétences…). Si le candidat existe déjà, le CV rejoint sa fiche ; en cas de doute, Leonar vous demande de vérifier.

Si vos candidats sont dans un tableur ou dans votre ancien outil, exportez-les au format CSV et importez le fichier : vous faites correspondre vos colonnes aux champs de Leonar, et les contacts peuvent rejoindre directement un projet, une séquence ou une liste.

Retrouver le bon candidat en une recherche

Les filtres portent sur tous les champs de la fiche : intitulé de poste, entreprise, compétences, langues, tags et vos propres champs personnalisés. Pour la localisation, vous cherchez dans un rayon autour d'une ville. Chaque recruteur du cabinet interroge la même CVthèque.

Organiser vos viviers de candidats

Regroupez les profils en listes : les finalistes non retenus, les candidats en poste à recontacter dans six mois, les spécialistes d'un secteur. Les tags et les champs personnalisés (12 types, dont date, liste de choix et montant) reprennent votre façon de qualifier un candidat.

Quand une mission s'ouvre, ajoutez les bons profils au projet et suivez-les étape par étape dans le pipeline. Pour reprendre contact, inscrivez une liste dans une séquence de relance (e-mail, SMS, WhatsApp, appels, tâches).

Le vivier intelligent, en détail

Une CVthèque perd sa valeur quand les fiches ne disent pas l'essentiel : ce que fait le candidat, à quel niveau, et s'il est prêt à bouger. Ces informations sont déjà dans vos notes d'entretien et vos comptes-rendus d'appel.

Activez le module « Vivier qualifié par l'IA » dans vos réglages. Après chaque note partagée avec l'équipe, Leonar renseigne ce qu'elle mentionne : métier (jusqu'à trois, pris dans la liste de votre cabinet), niveau, de stagiaire à dirigeant, disponibilité, préavis, contrats acceptés, mode de travail, salaire souhaité, ainsi que les champs personnalisés à choix que vous ouvrez à l'IA. Avec la transcription d'appels (en option), le compte-rendu complète la disponibilité, le préavis, les contrats, le mode de travail et le salaire. Vous filtrez ensuite votre vivier sur ces champs.

Une valeur écrite par l'IA porte une étoile et s'annule depuis la note. L'IA ne remplace jamais une valeur saisie par un recruteur : elle vous propose de la remplacer ou de la garder. Les notes privées ne sont pas lues, et l'IA ne relève jamais l'âge, l'origine, la santé ou la situation familiale d'un candidat.

Léo, l'agent de recherche, en détail

Avec le sourcing par l'IA, vous collez la fiche de poste d'une mission. Léo, l'agent de recherche de Leonar, en tire un brief et des critères que vous validez. Il cherche ensuite dans vos contacts et dans Leonar Source, une base externe de profils professionnels sous licence, et regroupe les profils trouvés sans doublons.

Léo évalue chaque profil critère par critère : correspond, ne correspond pas, ou informations insuffisantes. Une information absente n'est jamais comptée comme un critère rempli. C'est vous qui choisissez les profils de la shortlist, et Léo tient compte de vos choix pour le lot suivant.

Régler la conservation des données (RGPD)

L'administrateur de votre espace règle la conservation des fiches : suppression, anonymisation ou archivage.

Exemple : la mission de Lyon, pas à pas

1. Vous importez le dossier « CV 2024 » par lots de 20 et vérifiez les fiches créées.
2. Vous filtrez : intitulé « contrôleur de gestion », à moins de 50 km de Lyon, anglais parmi les langues.
3. La finaliste d'il y a dix-huit mois apparaît. Vous l'ajoutez au projet et vous la recontactez par e-mail ou par téléphone.

Une seule base pour vos candidats, vos missions et vos clients

Une fiche candidat se rattache à un projet et suit son pipeline. Vos entreprises clientes et vos affaires en cours sont dans le CRM (voir le CRM de recrutement).

Pour les candidatures entrantes, activez le module ATS dans vos réglages : vous publiez vos offres sur une page carrière, et les candidatures arrivent avec leur CV déjà lu, prêtes à rejoindre votre CVthèque (voir l'ATS pour cabinets). Pour la vue d'ensemble, voir comment Leonar s'organise pour les cabinets de recrutement.

Ce que les cabinets nous demandent avant de changer d'outil

Que deviennent les CV de notre outil actuel ?

Notre équipe reprend vos données depuis les exports de votre outil actuel. Ce qui peut être repris depuis votre outil (fiches, CV, historique) est confirmé lors de l'appel de reprise. La reprise des données est offerte avec un abonnement annuel, sur devis sinon. Voir comment se passe la reprise de données.

Nos CV sont dans des boîtes mail et des dossiers partagés

Rassemblez-les dans un dossier, puis importez-les par lots de 20 : Leonar crée les fiches, vous les vérifiez. Si vous avez plusieurs milliers de CV, parlons-en lors de l'appel de reprise.

Combien de temps pour démarrer ?

Pour une reprise, nous fixons le calendrier avec vous lors de l'appel de reprise. Sans reprise, vous pouvez importer vos premiers CV dès l'ouverture de votre espace.

Combien coûte Leonar ?

Leonar se facture par utilisateur, au mois ou à l'année, à des tarifs publics : voir les tarifs de Leonar.